Arrangementen Portaal

Arrangementen portaal vereenvoudigt boekingen

Met het Arrangementen Portaal van Auxzenze wordt arrangementen boeken voor een kleinere en middelgrote toeristische organisatie zoals lokale VVV’s vereenvoudigd . Het neemt een zorg weg: de boeking van arrangementen worden nu in één systeem verwerkt en afgerond, het is gemakkelijk om zelf onderdelen te wisselen klanten en leveranciers snel te informeren.

Eén programma

Een arrangement boeken bestaat uit veel repeterende handelingen. De aanvragen komen binnen per telefoon, e-mail of persoonlijk aan de balie en vervolgens worden diverse programma’s, zoals Outlook, Word, Excel en Google Forms gebruikt, om de aanvraag te verwerken. Dit is tijdrovend, waardoor er snel fouten in een boeking sluipen, niet iedereen – klant, leveranciers, tussenpersoon – even snel op de hoogte is van afspraken en wijzigingen en kansen voor de leveranciers onbenut blijven.

Op maat

Voor organisaties zoals de lokale VVV bestond hiervoor nog geen geschikte oplossing.  Daarom hebben Auxzenze en de VVV Zutphen Arrangementen Portaal ontwikkeld:  een boekingssysteem dat alle handelingen in één klantvriendelijk online programma bundelt – op maat gemaakt en moeiteloos uit te breiden met meer opties.

U kunt nu gemakkelijk de wensen van de klant invoeren en het systeem doet de rest:

• De aanvraag vertalen in een mooie brief
• De capaciteit bij de leveranciers opvragen
• De boeking bevestigen
• Alle partijen tegelijk dezelfde informatie verstrekken
• Algemene voorwaarden meesturen
• Automatische herinnering versturen, twee dagen voorafgaand aan het arrangement
• Tevredenheidsenquête na afloop versturen
• Met dezelfde handeling kunt u de aanvraag ook in meerdere talen voor de klant verwerken

De voordelen zijn groot: in dezelfde tijd kunnen meer aanvragen worden verwerkt en alle partijen ontvangen altijd dezelfde informatie inclusief de algemene voorwaarden.

Meer weten?

Ook kunt u telefonisch contact met ons opnemen via 088 – 558 5250 of mailen naar sales@auxzenze.nl.

“Bedrijfszekere backbone”

“Arrangementen Portaal zorgt voor een adequate aanlevering van de boeking aan ons als horecabedrijf. Wij kunnen die boeking gemakkelijk verwerken in ons reserveringssysteem én importeren in Exact Online zodat er ook al een factuur wordt klaargezet. Alle medewerkers hebben online toegang tot de reserveringen; zo wordt de groep altijd verwacht en welkom geheten en staan de juiste consumpties op tafel. Het arrangementsnummer is in principe de backbone, daar hangt alles aan vast; van ontvangst tot facturatie. Dat werkt efficiënter en het is ook bedrijfszekerder: informatie wordt in één format aangeleverd en kan in overdrachtelijke zin niet per ongeluk worden vervormd. Ook wijzigingen en updates kunnen realtime worden verwerkt. Dat is een verbetering, want hiervoor kregen we een telefoontje of mailtje. Telefonisch schakelt het snelst, maar is zeer foutgevoelig. Dankzij de Arrangementen Portaal is miscommunicatie nihil. Het leent zich ook verdere integratie in geautomatiseerde systemen.”

Gijs Peteroff
Genietcafé Zutphen

##

“Meer boekingen, minder fouten”

“Doordat ons aanbod groepsarrangementen goed aansluit bij de vraag in de markt, is het aantal boekingen sinds onze start in 2015 flink gestegen naar een paar honderd arrangementen voor een paar duizend bezoekers per jaar. In het begin verwerkten vrijwilligers de aanvragen, inmiddels hebben we daar vaste krachten voor. Om de boekingen soepeler en sneller te laten verlopen, hebben we met Auxzenze een boekingssysteem ontwikkeld voor een vergaande standaardisering van de repeterende handelingen. Doordat Auxzenze ervoor heeft gezorgd dat de backend zo goed in elkaar zit, is het heel simpel te gebruiken – het gaat namelijk óók om het gebruikersgemak van de leveranciers. Nadat de klant een aanvraag heeft gedaan, kijken wij naar de opties, ontvangen binnen 24 uur een reactie van de leveranciers over de beschikbare capaciteit en met één druk op de knop kunnen we met alle partijen communiceren. Hierdoor zijn we in staat in dezelfde tijd meer boekingen te verwerken, maken we minder fouten en is de informatie altijd consistent naar alle partijen.”

Mark Schuitemaker
InZutphen.nl